Praxisbericht: Weißraum Clinic halbiert Dokumentationszeit

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Zeitaufwand für die Dokumentation: halbiert

In der weißraum clinic im Siegerland dauert selbst eine komplexe Behandlungsdokumentation heute nur noch maximal 5 Minuten. Möglich macht das Sonia – die KI-Assistenz für Praxisteams, die Dokumentation standardisiert, vollständig und im Praxisflow hält.

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Die Praxis

Die weißraum clinic in Freudenberg wurde 2012 gegründet und ist seitdem kontinuierlich gewachsen – auf heute drei Zahnärzte und ein Team von insgesamt 28 Mitarbeitenden. Die Schwerpunkte liegen in der Ästhetischen Zahnheilkunde und Implantologie.

Digitale Prozesse sind dort kein „Nice-to-have“, sondern ein zentraler Baustein für Effizienz. Trotzdem gab es bis Anfang 2024 einen Bereich, der immer wieder Reibung erzeugte: die Behandlungsdokumentation.

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Die Herausforderung

In der weißraum clinic wurde die Dokumentation grundsätzlich von der Assistenz übernommen – direkt nach der Behandlung im Behandlungszimmer.

Das Problem: Die Zeit zwischen den Behandlungen war oft zu knapp, um eine vollständige und qualitativ hochwertige Dokumentation zu schreiben. Zwar gab es im PVS Textbausteine, aber deren Personalisierung kostete wiederum so viel Zeit, dass sie nicht konsequent genutzt wurden.

Die Folge war eine Dokumentation, die auf das Notwendigste reduziert blieb – mit spürbaren Nebenwirkungen:

• Rückfragen aus dem Verwaltungsteam und zusätzlicher Abstimmungsaufwand
• Reibung mit Zahntechnikern und Patienten, weil Informationen fehlten
• In Einzelfällen Nachteile in rechtlichen Angelegenheiten

Dr. Nolting beschreibt den Kernkonflikt so:

💬 „Wir haben lange nach einer Lösung gesucht, denn vor allem wenn die Zeit knapp und der Stress groß ist, ist es ja ganz natürlich, dass man den Aufwand vermeidet und die Dokumentation zu kurz kommt. Das ist aber unbefriedigend, weil die Dokumentation ein essentielles Thema ist."

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Die Lösung

Die Einführung von Sonia im Juni 2024 verlief in der weißraum clinic „geräuschlos“.

👉🏼 „Sonia wurde einfach sofort genutzt, das war Plug & Play."

Der Ablauf heute:

• Morgens wird Sonia in den Behandlungszimmern geöffnet – neben PVS und Röntgen.
• Für jede Behandlung wird die passende Vorlage aufgerufen.
• Nach der Behandlung klickt sich die Assistenz durch Behandlungsschritte, verwendete Materialien und weitere relevante Infos.

Der Effekt: 20–30 Klicks weniger als früher, gleichzeitig eine standardisierte und vollständigere Dokumentation – inklusive spürbarer Unterstützung fürs QM.

Dr. Nolting fasst es pointiert zusammen:

✅ „Die Dokumentation ist jetzt so, wie man es im Studium gelernt hat."

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Das Ergebnis

1) Spürbar weniger Zeit pro Behandlung

„Selbst komplexe Behandlungen werden jetzt in maximal 5 Minuten dokumentiert – das bedeutet jedes Mal eine Zeitersparnis von 5 bis 10 Minuten."

2) Weniger Rückfragen, weniger Reibung

Weil die Dokumentation vollständiger ist, kann „direkt abgerechnet werden“ – und es gibt deutlich weniger Rückfragen aus dem Verwaltungsteam.

3) Mehr Kapazität – und bessere Stimmung

Die frei gewordene Zeit wird genutzt, um mehr Behandlungen pro Tag durchzuführen oder bewusst Raum für Team- und Patientenkontakt zu schaffen.

„Das Stimmungsbarometer ist mit Sonia auf jeden Fall nach oben gegangen."

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Auf einen Blick

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