Praxisbericht: Warum Dr. Alexandra Köhle nicht mehr ohne Sonia dokumentieren will

Dokumentation, die sich rechnet – und das Team entlastet

„Für mich ist Sonia nicht mehr wegzudenken.“ Dr. Alexandra Köhle aus München nutzt die KI-Assistenz Sonia täglich – weil sie Zeit spart, die Dokumentation vereinheitlicht und die Abrechnung sicherer macht.

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Die Praxis

Dr. Alexandra Köhle ist Fachärztin für Oralchirurgie und bietet in ihrer Praxis das gesamte Spektrum der Zahnheilkunde an – von Schienen (inkl. Scans) über Prothetik und Zahnersatz bis hin zu Füllungen und professioneller Zahnreinigung.

Das Team ist bewusst schlank organisiert: Neben Dr. Köhle arbeitet eine weitere Zahnärztin in der Praxis. Dazu kommen eine ZFA, zwei Auszubildende, eine Vollzeitkraft für die Prophylaxe sowie eine Prophylaxemitarbeiterin auf Minijob-Basis.

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Die Herausforderung

Dokumentation ist in vielen Praxen ein notwendiges Muss – aber selten ein Teil des Tages, auf den man sich freut. Bei Dr. Köhle kamen zwei Punkte besonders zusammen:

• Zeitdruck nach langen Behandlungstagen
• Hoher Anspruch an eine vollständige, rechtssichere Dokumentation – inklusive Details, die in der Abrechnung relevant sind (z.B. Material)

Vor Sonia erledigte Dr. Köhle die Dokumentation selbst – unterstützt durch vorgefertigte Textblöcke. Trotzdem blieb viel händische Nacharbeit, insbesondere bei den Details aus Gespräch und Behandlung. Ergebnis: Zwei Abende pro Woche wurde von Zuhause nachdokumentiert.

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Die Lösung

Sonia läuft in der Behandlung im Hintergrund mit – ohne dass Dr. Köhle während oder direkt nach der Behandlung an den Computer muss.

Der Ablauf ist fest im Team verankert:

• Patient wird gesetzt, Sonia wird gestartet
• Alles, was besprochen und behandelt wird, wird erfasst
• Nach der Behandlung stoppen die Kolleginnen die Aufnahme
• Die Dokumentation liegt strukturiert vor und kann geprüft/übernommen werden

Wichtig: Für Dr. Köhle ist nicht nur die Zeitersparnis entscheidend, sondern auch die Einheitlichkeit und Detailtiefe der Dokumentation – weil dadurch weniger vergessen wird.

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Das Ergebnis

💬 „Sonia ist wirtschaftlich: In der Einsparung von Zeit und im Umfang der Abrechnung."

1) Spürbarer Zeitgewinn

Dr. Köhle beschreibt, dass die Dokumentation eines langen Behandlungstags heute deutlich schneller geht:

⏱️ „Heute habe ich beispielsweise die Doku gemacht von einem langen Behandlungstag – das hat nur noch eine Stunde gedauert für alles. Vorher saß ich für so einen Behandlungstag drei Mal so lang an der Doku."

2) Mehr Sicherheit in der Abrechnung

Durch die detaillierte, einheitliche Dokumentation werden Leistungen zielgerichteter und vollständiger abgerechnet.

Dr. Köhle betont vor allem die rechtliche Sicherheit – auch, weil relevante Details wie Materialeinsatz sauber festgehalten werden.

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Entlastung fürs Team (und bessere Arbeitsplatzqualität)

Sonia entlastet nicht nur die Behandlerin, sondern das gesamte Team:

• weniger „undankbare“ Dokumentationsarbeit
• mehr Kapazität für Behandlung oder echte Pausen
• weniger Rückfragen in der Abrechnung

Auch skeptischere Rollen (z.B. Abrechnungsfachkräfte) wurden schnell überzeugt – inklusive externer Abrechnungsfirma.

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