Praxisbericht: Wie Sandra Bahr 10 Stunden pro Woche spart

Die Praxis

Sandra Bahr ist Zahnärztin auf Rügen. In ihrer Praxis arbeitet sie als einzige Behandlerin. Unterstützt wird sie von einem kleinen Team (u.a. vier Helferinnen und zwei Praktikantinnen). Die Praxis ist ländlich gelegen, der Bedarf an zahnmedizinischer Versorgung ist hoch. Entsprechend breit ist das Behandlungsspektrum: Sandra Bahr bietet nahezu alle Behandlungen an – mit Ausnahme umfangreicher Kieferorthopädie.

Was in ihrem Alltag auffällt: Digitale Tools sind für sie nicht „nice to have“, sondern Standard. Sie beschreibt sich selbst als sehr digitalaffin – und war daher offen für eine Lösung, die im Kern ein großes Praxisproblem adressiert: Dokumentation.

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Die Herausforderung

Vor Sonia war Dokumentation für Sandra Bahr vor allem eins: eine zweite Schicht.

Die Dokumentation blieb im Praxisstress häufig liegen – und wurde dann abends, nachts oder am Wochenende nachgearbeitet. Gerade an Tagen mit Fortbildung, Krankheit oder schlicht Erschöpfung stapelte sich die Arbeit zusätzlich.

Das eigentliche Risiko lag dabei nicht nur in der Zeit, sondern in den Konsequenzen unvollständiger Dokumentation:

• Unvollständige oder vergessene Leistungen, weil Details im Nachgang fehlen
• Angreifbare Abrechnung, weil Nachweise nicht detailliert genug sind
• Ständige Sorge vor Regressforderungen, weil Kassen „Beweise“ für Behandlungsdetails verlangen

Sandra Bahr bringt es sehr direkt auf den Punkt: Vollständige Dokumentation ist nicht optional – sie ist die Grundlage, um keine Angriffsfläche zu bieten und die eigene Arbeit sauber abzusichern.

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Die Lösung

Sonia ist die KI-Assistenz für Praxisteams. Während der Behandlung läuft Sonia im Hintergrund mit: Die KI-Assistenz hört zu, erkennt relevante medizinische Inhalte, filtert irrelevante Gesprächsteile (z.B. Smalltalk) und erstellt eine strukturierte Dokumentation.

Sobald der Patient ins Zimmer kommt, läuft Sonia mit. Während der Behandlung erklärt Sandra Bahr ohnehin, was sie als nächstes tut – genau daraus entsteht automatisch die Dokumentation.

Wichtig für den Praxisflow:

• Die Dokumentation entsteht freihändig parallel zur Behandlung
• Am Ende wird der Text kurz geprüft, ggf. angepasst und ins PVS übertragen
• Kein zusätzlicher Klickaufwand durch Vorlagen, wenn es schnell gehen muss

Sandra Bahr nutzt Sonia dabei so, wie es im Alltag am besten passt: als Ergänzung zu bestehenden Prozessen. Spracherkennung und Klicksystem können je nach Situation weiterhin sinnvoll sein – aber die zeitintensive Nacharbeit aus Erinnerung fällt weg.

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Das Ergebnis

👉🏼 „Dank Sonia mache ich jetzt nichts mehr abends Zuhause. Vor Sonia habe ich jeden Abend teilweise bis Mitternacht an der Doku gesessen – auch am Wochenende. Das mache ich jetzt nicht mehr. Ich spare pro Woche mindestens zehn Stunden.“

💬 „Direkt an dem Tag, an dem ich Sonia gebucht habe, habe ich sie auch schon weiterempfohlen. Eine Freundin von mir ist auch Zahnärztin und wir haben natürlich alle dieselben Probleme mit der Doku. Sie hat sich dann auch direkt einen Demo-Termin gebucht und ist jetzt Sonia-Kundin. Die hatte das dann eine Woche nach mir, das ging ganz fix.“

Für Sandra Bahr (Behandlerin)

• Dokumentation wieder in der Arbeitszeit statt spätabends und am Wochenende
• Deutlich weniger mentaler Druck („ich schlafe ruhiger“)
• Mehr Sicherheit, weil die Dokumentation vollständig und detailliert ist

„Die Dokus von Sonia sind ausführlich und rechtssicher. Ich muss keine Sorge mehr haben, Regressforderungen zu bekommen.“

Für das Team

• Entlastung im Alltag, weil Dokumentation nicht mehr „hinten runterfällt“
• Einheitliche Qualität, unabhängig von Tagesform, Stress oder Sprach-/Schreibsicherheit
• Struktur hilft auch beim Lernen: Praktikanten können sich an klaren Dokumentationsmustern orientieren

Sandra Bahr beschreibt Sonia dabei fast wie ein Teammitglied: verlässlich, konsistent – und genau da stark, wo im Alltag sonst die Zeit fehlt.

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Warum dieses Praxisbeispiel typisch ist

Viele Praxen haben nicht „zu wenig Disziplin“, sondern zu wenig Zeit im System: Dokumentation konkurriert jeden Tag mit Behandlung, Patientenkommunikation, Teamkoordination – und dem ganz normalen Praxisbetrieb.

Sonia löst dieses Problem nicht mit einem weiteren To-do, sondern indem Dokumentation dort entsteht, wo die Information ohnehin schon vorhanden ist: im Behandlungszimmer, während der Behandlung.

Das Ergebnis ist kein „schönerer Text“, sondern:

• weniger Reibung im Alltag
• weniger Risiko in der Abrechnung
• und wieder Kapazität im Team

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Auf einen Blick

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