Praxisbericht: Beratungsgespräche ohne Mitschreiben – Dr. Jakob P. Koschdon

Beratungsgespräche: Niemand muss mehr händisch mitschreiben

In der Praxis koschdon & zähne im Frankfurter Vorort Neu-Isenburg erleichtert Sonia vor allem die Dokumentation von Beratungsgesprächen. Die KI-Assistenz sorgt dafür, dass Behandler auch alleine ins Zimmer gehen können – und trotzdem zuverlässig eine vollständige, gut gegliederte Dokumentation entsteht.

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Die Praxis

Die Praxis in Hessen ist breit aufgestellt: Drei Zahnärzte, zwei Fachärzte und insgesamt 18 Mitarbeitende betreuen Patientinnen und Patienten aller Altersgruppen. Das Angebot umfasst das gesamte Spektrum der Zahnmedizin – inklusive Kieferorthopädie, Kinderzahnmedizin, Invisalign und Implantologie.

Gerade in der Kieferorthopädie spielen Beratungsgespräche eine große Rolle: viele Informationen, viele Rückfragen – und am Ende muss alles sauber dokumentiert sein.

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Die Herausforderung

Vor Sonia wurden Beratungsgespräche meist klassisch dokumentiert: Mitarbeitende saßen im Behandlungszimmer und schrieben am Praxisrechner mit.

In manchen Fällen – insbesondere dort, wo Patientinnen und Patienten besonderen Wert auf Diskretion legen – war der Behandler auch alleine im Zimmer. Beides führte im Alltag zu ähnlichen Problemen:

• Die Dokumentation war häufig unvollständig oder zu knapp
• Details gingen verloren, wenn die Doku erst später geschrieben wurde
• Die Frage „Was habe ich nochmal genau gesagt?“ kam zu oft auf

Dr. Jakob P. Koschdon beschreibt es so: Besonders dann, „wenn man nach der Behandlung schnell weg muss und die Dokumentation erst später schreibt“, fehlen entscheidende Details.

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Die Lösung

Heute übernimmt Sonia die Dokumentation der Beratungsgespräche.

Der Ablauf ist im Alltag simpel:

• Sobald der Patient das Zimmer betritt, ist Sonia geöffnet
• Bei einem Beratungsgespräch wird die Aufnahme über ein Mikrofon gestartet
• Die KI-Assistenz erstellt anschließend eine strukturierte Zusammenfassung

Das Team war überrascht, wie präzise die Zusammenfassung ist: „gut gegliedert und vollständig“.

Danach prüft der Behandler den Text kurz und kopiert ihn direkt in die Praxissoftware.

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Das Ergebnis

Der Effekt geht über reinen Zeitgewinn hinaus: Durch Sonia können Behandler Beratungsgespräche jetzt auch alleine führen – ohne dass die Dokumentation leidet.

👉🏼 „Wir brauchen niemand mehr, der mittippt – es ist ein bisschen, als hätte man den Angestellten aus dem Schrank gezaubert. Das gibt ein Gefühl von Freiheit."

Für die Behandler

• Zuverlässige Dokumentation auch ohne Assistenz im Zimmer
• Weniger Nacharbeit und weniger „Gedächtnis-Doku"
• Mehr Sicherheit durch vollständige, nachvollziehbare Gesprächszusammenfassungen

Für das Team

• Weniger Ressourcenbindung in Beratungsterminen
• Entlastung im Tagesgeschäft, gerade in Zeiten mit hoher Taktung
• Mehr Kapazität dort, wo sie am meisten zählt: am Patienten

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