KI für die Doku: Zeit sparen, besser abrechnen und das Team entlasten

Der Zahnarzt Philipp Utermann hat sich bei der Erstellung der zahnmedizinischen Dokumentation für die KI-Assistenz Sonia entschieden: „Ich probiere gerne viel aus und Sonia ist ein Tool, das wirklich von allen in meiner Praxis sofort angenommen wurde.“ In seiner Ein-Behandler-Praxis in Apensen zwischen Hamburg und Bremen sind drei Mitarbeitende in der Assistenz, zwei Prophylaxemitarbeiterinnen, eine ZMV sowie eine Mitarbeiterin im Praxislabor angestellt.

Vor dem Einsatz von Sonia erstellte Philipp Utermann die Dokumentation mithilfe standardisierter Checkboxen - etwa „Aufgeklärt über Leitungsanästhesie“ - und ergänzte sie durch manuell eingegebene Texte. Soweit möglich wurde dies während der Behandlung erledigt, oft aber auch danach. „Es war für die Mitarbeitenden schwierig, alles aus der Behandlung zu erinnern und danach in den Computer einzugeben. Wenn ich die Assistenz nicht am Stuhl brauchte und das Patientengespräch stattfand, wurde währenddessen mitgeschrieben. Aber auch nicht jeder kann mit zehn Fingern tippen, da kam es dann auch mal zu Verzögerungen.“

„Wir hatten oft eine unvollständige Dokumentation, was dann natürlich auch die Abrechnung erschwert hat.“

„Zum Beispiel bei einer Implantat-OP war dann nicht vermerkt, was besonders schwierig oder besonders einfach war. Sowas fehlte dann für die Faktorsteigerung. Das war herausfordernd für die Mitarbeiterin in der Verwaltung. Irgendwann hat mich das mit der Dokumentation, wie sie bei uns organisiert war, ziemlich genervt. Wir haben auch Coachings direkt in der Praxis durchgeführt, um zu lernen, wie man unsere damalige Lösung besser nutzen kann. Doch für jede einzelne Behandlungsform eigene Checkboxen anzulegen, wäre ein sehr aufwändiger Prozess gewesen - wahrscheinlich hätte das Jahre gedauert. Und selbst dann wäre nicht sicher gewesen, ob die Dokumentation wirklich vollständig gewesen wäre - denn der Zeitmangel spielt natürlich auch hier eine entscheidende Rolle.“

„Der Start mit Sonia ging echt schnell.“

Die Implementierung von Sonia in der Zahnarztpraxis von Philipp Utermann verlief schnell. Nach dem Erhalt der Zugangsdaten hat der Zahnarzt auf allen Rechnern die Sonia-Website als Verknüpfung schneller zugänglich gemacht, die Login-Daten hinterlegt und die Mikrofone angeschlossen. „Dann habe ich meinen Mitarbeitenden kurz erklärt, wie sie Sonia starten. Wir sind das dann einmal gemeinsam durchgegangen und dann lief das. Der Start mit Sonia ging echt schnell. Innerhalb von zwei, drei Tagen war der Prozess schon verinnerlicht: Von meinen Mitarbeitenden wird die entsprechende Vorlage ausgewählt und Sonia läuft schon, wenn ich dazu komme. Ich muss dann nur noch losreden, ich gehe gar nicht an den Computer heran. Von den Mitarbeitenden ist schon alles vorbereitet - auch das, was sie mit dem Patienten besprochen haben, wurde von Sonia schon mitgenommen.“ Im Anschluss liest Philipp Utermann noch einmal über die Doku und kopiert sie in sein PVS.

„Sonia ist eine enorme Vereinfachung für mich und natürlich auch eine Zeitersparnis für alle.“

„Mit Sonia spare ich pro Röntgenbild fünf Minuten an der Dokumentation. Bei zehn bis 15 Bildern am Tag macht das schon eine große Zeitersparnis aus. Und da ist die Zeit, die ich bei den Behandlungen spare, noch nicht mit eingerechnet. Ich komme insgesamt auf eine Zeitersparnis von mindestens einer Stunde am Tag. Die Nacharbeit am Abend fällt fast weg. Der ganze Ablauf ist einfacher geworden.“

„Meine Mitarbeitenden berichten auch von einer Entlastung und sagen wir es mal so: Sie wollen Sonia nicht mehr missen.“

„Meine Mitarbeiterin aus der Verwaltung sagt auch, dass jetzt deutlich mehr in der Doku steht, z.B. wenn es während der Behandlung zu Schwierigkeiten kommt. Man muss lediglich darauf achten, dass man jede Info auch ausspricht, damit Sonia das dokumentieren kann und dann wird eine super Doku erstellt.“