Dokumentation, die sich rechnet - und das Team entlastet

„Für mich ist Sonia nicht mehr wegzudenken“ - die Zahnärztin Dr. Alexandra Köhle aus München kann sich das Dokumentieren ohne die KI-Assistenz Sonia nicht mehr vorstellen. Und das aus vielfältigen Gründen: „Die Vorteile von Sonia sind Unterschiedliche, aber in jedem Fall ist Sonia wirtschaftlich - sowohl was die Zeit angeht, als auch was die Genauigkeit der Abrechnung betrifft. „Einerseits spare ich Stunden an Zeit, in denen ich was anderes machen kann - behandeln, aber auch Ressourcen entlasten. Und andererseits ist die Dokumentation jetzt wesentlich genauer und sehr einheitlich.“ Die Leistungen, die wir erbringen, können durch Sonia viel zielgerichteter abgerechnet werden. Das gibt der Abrechnungsfachkraft Sicherheit und mir auch, weil ich weiß, dass die Doku von Sonia rechtlich sicher ist, weil z.B. festgehalten wird, welches Material verwendet wurde.“

„Sonia ist wirtschaftlich: In der Einsparung von Zeit und im Umfang der Abrechnung.“

Dr. Alexandra Köhle ist Fachärztin für Oralchirurgie und bietet in ihrer Praxis das gesamte Spektrum der Zahnheilkunde an - von Schienen und Schienenscans über Prothetik und Zahnersatz bis hin zu Füllungen und professioneller Zahnreinigung. „Wir sind ein eher kleines Team“, erzählt sie. „Neben mir arbeitet eine weitere Zahnärztin in der Praxis. Außerdem gehören eine ZFA, zwei Auszubildende, eine Vollzeitkraft für die Prophylaxe sowie eine Prophylaxemitarbeiterin auf Minijob-Basis zum Team.“ Bevor die Zahnärztin ins Zimmer kommt, wurde der Patient schon gesetzt und Sonia gestartet. „Alles, was dann besprochen und behandelt wird, wird dann im Hintergrund von Sonia erfasst. Wenn ich fertig bin, klicken die Kolleginnen auf „Stopp“ - ich gehe gar nicht an den Computer vor, während oder unmittelbar nach der Behandlung. Die Mitarbeiterinnen haben es schon fest implementiert, dass sie Sonia mitlaufen lassen.“

„Natürlich ist Sonia nicht umsonst, aber wir haben einfach gemerkt, dass durch die detaillierte und ausführliche Doku viel weniger vergessen wird. Es hat sich ganz schnell gezeigt, dass Sonia finanziell kein Nachteil für uns ist. Sonia rentiert sich für uns durch die vielen kleinen Details, die in der Doku festgehalten werden.“

„Ich habe schon viel gehört, dass man mit Sonia sehr viel Zeit spart - viele Stunden in der Woche. Und das stimmt. Aber, was auch noch dazukommt, ist, dass Sonia sich aus wirtschaftlicher Sicht unfassbar lohnt, weil fast nichts mehr vergessen wird in der Doku.“

Dr. Köhle hat morgens auf dem Weg zur Arbeit in dem Saure Zähne Podcast von Georg Benjamin das erste Mal von Sonia gehört. „Mittags hatte ich dann den Demo-Termin und am nächsten Tag ganz früh habe ich dann die Bestätigung geschickt, dass wir mit Sonia arbeiten wollen. Ich bin sehr offen für innovative Verbesserungswege und für mich ist Sonia jetzt nicht mehr wegzudenken. Ich sage meinem Team auch immer, dass es ganz wichtig ist, dass Sonia gestartet wird, damit ich die Menge an Dokus dann überhaupt bewältigen kann.“ Vor Sonia hat Dr. Köhle die Doku selber erledigt. „Ich habe die Dokumentation für die einzelnen Patienten alleine gemacht. Dafür habe ich Textblöcke selber vorgefertigt, die ich abarbeiten konnte. Das war auch schon eine Erleichterung im Vergleich zu einer frei geschriebenen Doku. Auch wenn wir die Textblöcke immer weiter ausgebaut haben, damit wir so genau wie möglich arbeiten, mussten wir Bestandteile der Besprechung händisch nachtragen. Vor Sonia habe ich zwei Mal die Woche abends noch von Zuhause die Doku nachgearbeitet. Ich sehe unter der Woche sehr viele Patienten und mit Sonia muss ich mich jetzt nicht mehr jedes Mal nach dem Patienten hinsetzen und direkt die Dokumentation anfertigen.“

„Heute habe ich beispielsweise die Doku gemacht von einem langen Behandlungstag - das hat nur noch eine Stunde gedauert für alles. Vorher saß ich für so einen Behandlungstag drei Mal so lang an der Doku.“

Neben der Zeitersparnis und der umfangreicheren Abrechnung fungiert Sonia auch als Gedankenstütze für Dr. Köhle: „Mit der Doku von Sonia kann man sich nochmal besser daran erinnern, welcher Patient das genau war, den man behandelt hat - wenn ich fünf Neupatienten am Vormittag habe, ist das natürlich schon eine große Hilfe, wenn das Gespräch von Sonia aufbereitet wird und die wesentlichen Punkte drinnen stehen.“

Dr. Köhle ist es auch wichtig, ihr Team zu entlasten - genau hier setzt Sonia an: „Die Dokumentation ist nichts Dankbares, worauf man sich freut, sondern ein Mittel zum Zweck. Dass man die Arbeit für das Team so angenehm wie möglich gestaltet, hat ja auch was mit Arbeitsplatzqualität zu tun und Sonia ermöglicht uns das. Wenn die Mitarbeiter nicht mit der Doku beschäftigt sind, sondern eine Pause machen oder behandeln können, dann ist das einfach ein deutlicher Mehrwert. Auch die Oberfläche von Sonia ist super intuitiv und zugänglich, was die Nutzung einfach macht.“ Auch zurückhaltendere Kolleginnen haben schnell den Mehrwert von Sonia gespürt: „Die Abrechnungsfachkräfte waren zuerst skeptisch, aber unsere externe Abrechnungsfirma war sehr schnell sehr begeistert, weil sich die Rückfragen jetzt erledigen - es wird nichts mehr vergessen.“