Zeitaufwand für die Dokumentation: halbiert

In der Praxis im Siegerland mit den Behandlungsschwerpunkten Ästhetische Zahnheilkunde und Implantologie dauern selbst komplexe Dokumentationen jetzt nur noch maximal 5 Minuten.

Trotz hoher Affinität zum Digitalen gab es Reibungspunkte und Zeitverluste im Dokumentationsprozess

Gerade aufgrund des kontinuierlichen Wachstums auf heute drei Zahnärzte und ein Team von insgesamt 28 Mitarbeitern wurde in der Praxis in Freudenberg schon seit dem Start im Jahr 2012 viel Wert auf effiziente, digitale Prozesse gelegt. Während dies in vielen anderen Bereichen gelungen ist, drückt bei der Behandlungsdokumentation auch Anfang 2024 noch der Schuh.

In der weißraum clinic wird die Behandlungsdokumentation grundsätzlich von der Assistenz durchgeführt und direkt im Anschluss an die Behandlung im Behandlungszimmer geschrieben. Das Problem dabei: Die Zeit zwischen den Behandlungen ist meist sehr knapp bemessen und reicht für eine vollständige und qualitativ hochwertige Dokumentation oft einfach nicht aus. Im PVS standen zwar Textbausteine zur Verfügung, aber da deren Personalisierung wiederum viel Zeit in Anspruch nahm, wurde nicht konsequent damit gearbeitet.

Die so entstandene, auf das Notwendigste reduzierte und unvollständige Dokumentation führte zu weiterem Mehraufwand und Reibungsverlusten. Zum Beispiel durch Rückfragen des eigenen Verwaltungsteams, zusätzliche Abstimmungen mit Zahntechnikern und Patienten und in Einzelfällen auch Nachteile bei rechtlichen Angelegenheiten.

„Wir haben lange nach einer Lösung gesucht, denn vor allem wenn die Zeit knapp und der Stress groß ist, ist es ja ganz natürlich, dass man den Aufwand vermeidet und die Dokumentation zu kurz kommt. Das ist aber unbefriedigend, weil die Dokumentation ein essentielles Thema ist.“

So funktioniert der Dokumentationsprozess in der weißraum clinic heute

„Die Einführung von Sonia im Juni 2024 verlief geräuschlos - Sonia wurde einfach sofort genutzt, das war Plug & Play“, fasst Dr. Nolting die Implementierungsphase zusammen.

„Sonia wird jetzt gleich morgens auf den Rechnern in den Behandlungszimmern, neben PVS und Röntgen, geöffnet und für jede Behandlung die passende Vorlage aufgerufen. Nach der Behandlung klickt sich die Assistenz durch die durchgeführten Behandlungsschritte, die verwendeten Materialien und alle weiteren relevanten Informationen. Das sind jetzt 20 bis 30 Klicks weniger als früher, gleichzeitig haben wir eine standardisierte, vollständige Dokumentation und vergessen fast nichts mehr. Das QM ist ja quasi mit dabei.“

„Die Dokumentation ist jetzt so, wie man es im Studium gelernt hat.“

Auch die Spannungen mit dem Verwaltungsteam haben abgenommen, denn „die Dokumentation kann jetzt direkt abgerechnet werden und es gibt viel weniger Rückfragen und Mehraufwand“.

Zum Thema Zeitersparnis sagt Dr. Nolting: „Selbst komplexe Behandlungen werden jetzt in maximal 5 Minuten dokumentiert, was jedes Mal eine Zeitersparnis von 5 bis 10 Minuten bedeutet.“. Mit der frei gewordenen Zeit können nun entweder einfach mehr Behandlungen pro Tag durchgeführt werden „oder der Raum wird für zwischenmenschliche Dinge im Team oder mit den Patienten genutzt, das Stimmungsbarometer ist mit Sonia auf jeden Fall nach oben gegangen“.